Gesto documental b


Gestão Documental


A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna.
A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

A gestão documental e workflow é um processo que permite às empresas a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), fator decisivo para o seu negócio e que implementa os seguintes conceitos:

  • Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério;
  • Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;
  • Indexação - Catalogação e classificação dos documentos eletrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico;
  • Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos;
  • Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte;
  • Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são atividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades à empresa.

A implementação do sistema de Gestão Documental e workflow suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:

  • Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
  • Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
  • Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
  • Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
  • Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
  • Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
  • Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente redução de custos operacionais;
  • Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e impressões;
  • Possibilidade de medir a eficiência de recursos.

Estes fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.


Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:

  • Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo;
  • 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
  • 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
  • 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
  • 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
  • O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa;
  • 15% dos documentos manuseados perdem-se;
  • 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados;
  • Em média cada documento é copiado 9 vezes.

Uma solução de Gestão Documental pode ser utilizada para gerir e automatizar qualquer processo de negócio de qualquer empresa independentemente do setor de atividade.

Neste quadro exemplificamos alguns processos que podem ser otimizados utilizando uma solução de gestão documental.



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