Porquê o Business Process Management
A adoção de um modelo de Gestão por Processos (BPM) numa organização pode estruturar as operações, tornando-se muito mais produtiva e competitiva através de operação com custos muito mais baixos, maior velocidade, maior precisão, maior flexibilidade e capacidade de adaptação.

As organizações ao concentrarem-se e desenvolverem esforços para conceber processos “end-to-end” que transcendem as fronteiras organizacionais, alcançam um vantagem competitiva no mercado, expulsando o que não acrescenta valor.

Através da Gestão por Processos, uma empresa pode garantir que estes cumprem as expectativas dos clientes, sendo capazes de funcionar de forma consistente. Através da Gestão de Processos, uma empresa pode determinar quando um processo já não satisfaz as suas necessidades e as dos seus clientes, necessitando de serem modificados.

A Gestão por Processos surgiu como uma consolidação abrangente de disciplinas e métodos provenientes de várias “escolas” de otimização de operações e partilhando a convicção de que uma abordagem centrada em torno do processo contribui para melhorias substanciais no desempenho das organizações. Para além dos ganhos de produtividade, o BPM tem o poder de inovar e transformar continuamente as organizações e isso tem vindo a ser demonstrado pela própria capacidade que o BPM tem como disciplina de gestão, evidenciado uma evolução ao longo do tempo.
No entanto, apesar de reconhecida a importância da Gestão por Processos, continua a faltar a perspetiva holística sobre tudo aquilo que o BPM representa e como contribui para a adaptação e mudança das organizações permitindo às empresas adaptarem-se às alterações do meio onde operam por forma a fornecer resultados consistentes e a antecipar a mudança.

A convergência de fatores como alterações sociais, tecnológicas, económicas e culturais deu origem a novas formas de estar, de trabalhar, e de inovar, obrigando as organizações a terem de se adaptar mais rapidamente do que nunca.

Arquitetura empresarial:
A Arquitetura empresarial trata de gerir o corpo comum do conhecimento das organizações a sua estrutura e propósito assim como garantir o alinhamento com programa estratégico existente. Desta forma, é fundamental para permitir que a organização entenda as alterações internas que vai ter de empreender como resposta às modificações e incertezas do ambiente externo onde se encontra. A Arquitetura empresarial não constitui apenas uma forma de gerir a mudança, mas também fornece os mecanismos para que a realidade da empresa esteja alinhada com a estratégia que a organização persegue.
Define qual a estrutura dos processos necessária para suportar a estratégia empresarial e o seu negócio, o modelo organizacional necessário à execução e a arquitetura tecnológica de suporte aos processos empresariais.

Conceção e Implementação de Processos:
Asseguramos a execução de todas as fases necessárias à implementação: a Descoberta, a Adaptação, a Implementação, a Monitorização, Controlo e a Identificação de novos Programas de Melhoria, utilizando uma plataforma BPM avançada que permitem aceder, gerir, partilhar toda a informação necessária à gestão dos processos empresariais desde o mapeamento do processo, à identificação das oportunidades de melhoria, a construção de cenários futuros, a definição da melhor variante para a implementação, a formação dos participantes e a definição de indicadores de desempenho.


Ilustração 1 - Ciclo de Vida de um Processo


Suporte a cada uma das fases do ciclo de melhoria do processo.

Diagnostico:
A construção de modelos de processo é importante para a compreensão da realidade das organizações. Definir a forma como os processos são modelados é importante sob ponto de vista da comunicação entre as pessoas que fazem parte das organizações e são o primeiro passo para a melhoria e mudança organizacional, porque é através dos modelos de processos que se entende como o valor nas organizações é criado.

A análise do processo passa por compreender a situação atual e a visão futura que a organização pretende alcançar com o projeto de mudança do processo. Os modelos de processo são importantes para entender a realidade sob ponto de vista abstrato, mas normalmente escondem a maior parte das oportunidades de melhoria que têm de ser implementadas.

Desenho:
O objetivo do desenho de processos é conceber um processo modificado e que vai de encontro às expectativas dos clientes. Para desenhar um processo, existem múltiplas técnicas de melhoria (“Lean”, “Theory of Constraints”, Re-engenharia). Todas estas técnicas são válidas mas podem ser erradas para o objetivo que se pretende alcançar com a mudança que se vai introduzir no Processo. Para desenhar um processo novo, é preciso ir muito mais além do que olhar para um modelo de um processo, porque normalmente um modelo não apresenta as dimensões importantes como tempo, custo e recursos humanos utilizados.

Tomar decisões sobre alterações no processo tem de ser fundamentadas, avaliando o impacto das mesmas para que os órgãos de gestão possam decidir.

Implementação:
A fase de implementação é onde o processo desenhado é realmente posto em prática e as pessoas tomam contacto com algo novo e modificado. É também a fase onde muitas pessoas vão mudar de atitude e novos modelos de gestão entram em funcionamento. Hoje é quase impossível implementar um processo sem automatização.

Reconfiguração:
Durante a fase de implementação, existe feedback do terreno que pode introduzir mudanças ao desenho inicial do processo.

Execução:
Enquanto o processo não voltar a ser modificado, as operações serão executadas pelos colaboradores e suportadas pelos sistemas de acordo com o que foi desenhado anteriormente.

Análise:
Muitos gestores acreditam que a implementação de um processo está terminado depois de se ter passado com sucesso os testes no terreno. Na realidade o processo só foi implementado com sucesso, quando alcançou os resultados a que se propôs inicialmente. A forma de demonstrar o sucesso de implementação de um processo é medindo se os resultados foram alcançados.

Estratégia:
Um programa BPM deve ser alinhado com a estratégia da sua organização. O alinhamento estratégico é definido como a articulação das iniciativas estratégicas e os projetos de melhoria dos processos empresariais. Neste ponto será pertinente a adoção de metodologias para apoiar a sua empresa a encontrar onde iniciar o esforço de melhoria empresarial.

Processos:
Os processos têm de ser concebidos, executados, geridos e controlados de acordo com as prioridades estratégicas e situações específicas (por exemplo a introdução de um novo serviço, a fase de um ciclo de vida do produto, ou alterações no ambiente estratégico). Um processo “end-to-end” integra as interações entre as várias unidades organizacionais, tais como vendas, operações, bem como as interações com os clientes e os fornecedores. O processo deve normalmente suportar múltiplas dimensões, tais como canais diferentes de comunicação com os clientes, produtos, serviços, regiões e marcas. Cada dimensão de variabilidade pode exigir um processo diferente no seio do seu negócio.

Compreendemos e atuamos em todas estas dimensões de forma a ajudar a agilizar e adaptar os seus processos de acordo com os desafios que enfrenta.

Pessoas:
As pessoas são e continuarão a ser o elemento principal do programa BPM aos seguintes níveis:

  • Na gestão: como se identifica a necessidade de mudança de um processo, como se controla o processo, como se inspira os colaboradores na gestão da mudança.
  • Na execução: como se garante que as pessoas realizam as tarefas tal como foram estruturadas garantindo o alinhamento entre os objetivos do processo e os objetivos funcionais/departamentais.

Organização:
A gestão de mudança organizacional é uma tarefa importante no contexto dos programas BPM. A mudança organizacional abrange uma ampla gama de temas, desde a escolha de uma cultura empresarial até à gestão de desempenho. O BPM está no centro das iniciativas de mudança e por isso a nossa metodologia prepara os gestores a atingir os objetivos de mudança organizacional que sejam necessários.

Tecnologia:
A utilização de soluções tecnológicas são muito importantes para os programas BPM porque permitem rapidamente estruturar aplicações para suportar a execução dos seus processos de negócio, garantindo a utilização e continuidade dos seus sistemas empresariais. Utilizamos sistemas BPM que permitem um desenvolvimento ágil e célere, sem por em causa os prazos de implementação das suas iniciativas. Tipicamente é possível desenvolver e automatizar um processo numa semana.

A abordagem prepara as pessoas da sua organização da seguinte forma:

  • Diretores: na gestão da mudança e alinhamento entre a estratégia empresarial, os objetivos dos processos e os objetivos funcionais.
  • Gestores: na estruturação do business case, na identificação de oportunidades de melhoria, no desenho dos processos, no apoio às pessoas na execução e a alcançar os resultados propostos.
  • Gestores de projeto: na gestão e implementação do projeto de mudança e na avaliação do retorno do investimento.
  • Profissionais de TI: na compreensão das necessidades do negócio e adequar os instrumentos tecnológicos à mudança.
  • Colaboradores: treinando-as até alcançarem o grau de qualificação necessário para garantir a sua autonomia.

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