Um circuito documental compreende todo o percurso que determinado documento-tipo faz dentro da sua empresa.
Num circuito documental a sequência e respetivo responsável de cada etapa são igualmente aspetos importantes, pelo que a sua programação e desenho exigem um conhecimento profundo dos procedimentos da empresa.
Efetivamente a gestão documental é relevante tanto no quotidiano administrativo e tratamento de assuntos correntes, como no suporte probatório ou informativo à tomada de decisão. Visando a racionalização destes procedimentos, o investimento na informatização destes circuitos tem-se comprovado como uma tendência que permite benefícios em várias áreas:

Classificação
Facilita vários tipos de classificação
(classe, sub-classe, etc.);
Possibilita vários tipos de ordenação
(alfabética, cronológica, etc.).

Pesquisa
Acesso permanente à informação;
Aumenta a rapidez de pesquisa, permitindo uma tomada de decisões mais célere;
Possibilita pesquisas por classificações variadas;
Apresenta os resultados já selecionados de acordo com as preferências do utilizador.

Arquivo
Melhora a gestão de espaço;
Baixo custo de armazenamento.

Tratamento
Ao centralizar a informação, facilita o follow up do documento.
Permite uma atualização mais fácil e rápida dos dados documentados;
Facilita o controlo de versões por documento (ex. data e autor da última alteração)
Facilita o reenvio, em formato digital, da correspondência.

 
A solução ARTSOFT
Garantindo o cumprimento dos circuitos documentais definidos de acordo com os processos da empresa, esta solução ARTSOFT permite um controlo constante da sua documentação, tanto por etapas (ex. criação, classificação ou aprovação), como por estado (ex. por tratar, tratado, autorizado, não autorizado etc.) ou grupos de tratamento (ex. recetor, operador e validador). Este módulo respeita ainda todos os níveis de validação definidos, impedindo que um documento passe para a fase seguinte se falhar a aprovação do responsável da atual etapa do circuito.

A quem se destina?
Esta solução dirige-se a todas as empresas que pretendam otimizar os seus circuitos documentais. Altamente flexível e parametrizável a cada funcionamento específico, promove a desburocratização dos seus circuitos documentais, evitando o recurso ao papel, reduzindo custos, e otimizando a sua gestão documental, consultas, controlo e arquivo.

Características e funcionalidades
Gestão de documentos por modelos pré-parametrizados, consoantes as necessidades do utilizador;
Registo da documentação emitida, expedida e alterada;
Organização e controlo do arquivo, com histórico de documentos (ex. data da criação/aprovação, autor);
Envio automático de documentos para follow-up;
Parametrização dos níveis de aprovação
(ex. valor limite sujeito a autorização);
Informação sobre o status de cada documento;
Receção automática de avisos.
 
Encomendas a fornecedores de estacionário

Processo tradicional
O departamento comercial necessita de imprimir documentação, mas o toner da impressora ficou sem tinta. Um dos comerciais informa o seu superior direto que é necessário efetuar uma compra de toner, que regista esse pedido num respetivo formulário em papel, posteriormente entregue ao responsável administrativo para aprovação (juntamente com toda a restante documentação diária necessária a ser revista). Repetindo este cenário para outros departamentos, e outro tipo de necessidades consumíveis, tanto a identificação das carências, como o reporte, processo de aprovação e respetiva comunicação da resposta obtida, podem tornar-se etapas morosas; existe ainda a possibilidade do requerimento (em papel) se perder, ou de a chefia não se encontrar no escritório para aprovar o referido documento.

Com a Solução ARTSOFT Follow up de Documentos
A solução Follow up de Documentos permite a criação de um “Pedido de Encomenda”, que requerendo uma descrição do material necessário, pode ser diretamente preenchido por quem detetou a carência. Esse pedido vai então percorrer o circuito pré-estabelecido, e segue para validação do responsável do departamento, que com um clique, transmite esta informação ao responsável da empresa. A gerência, último elemento da cadeia de aprovação, fica então com um acesso mais célere ao reporte das necessidade existentes, aprovando, ou não, com facilidade os pedido pendentes, e mantendo um histórico de encomendas sem cativar espaço físico de arquivo. A acrescer, como esta solução evita o uso de papéis, a gerência pode inclusive aprovar este documento fora do escritório, basta para tal aceder ao ARTSOFT.

Notas de crédito

Processo tradicional
Um cliente pretende efetuar uma devolução e requer respetiva nota de crédito, pelo que esse contacto é feito telefonicamente, com registo de uma operadora. Esse pedido é posteriormente transmitido ao comercial responsável pela venda em causa, sendo que este, depois de validar ou não o motivo da devolução, reporta o mesmo assunto ao seu superior, que - quando acima de determinado valor - envia esse documento à gerência. O último passo é então remeter a resposta a este pedido à pessoa que trabalha com o software de faturação, que em caso de aprovação, emite a nota de crédito requerida.
A repetição constante destes procedimentos – registados em papel ou suporte de email - sem nenhum agente externo que controle o circuito, pode implicar esquecimentos, fugas de responsabilidade e menor rastreabilidade das causas referentes a cada nota de crédito. A acrescer, esta documentação necessita de ser arquivada.

Com a Solução ARTSOFT Follow up de Documentos
Com o registo do pedido de nota de crédito inserido no seu ERP, o circuito documental flui normalmente, sem desvios, e de forma rastreável. A rapidez de resposta também é exponencialmente aumentada, com o último elemento da cadeia - a pessoa responsável pela faturação - a gerar automaticamente a nota de crédito a partir do próprio pedido já aprovado.


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