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O iPortalDoc é uma solução integrada para a Gestão de Documentos e Processos baseada em fluxos de trabalho (workflows).

Permite modelar e implementar processos transversais a todas as áreas das organizações públicas e privadas: Faturação Eletrónica com Assinatura Digital, Encomendas, Propostas, Compras, Correspondência, Contratos, Reclamações, entre outros.

A qualquer momento de um determinado processo, que decorra no Sistema de Gestão Documental, iPortalDoc, com vários intervenientes e diferentes departamentos envolvidos, terá sempre acesso a todo o histórico de pessoas implicadas, intervenções realizadas, bem como aos documentos e emails associados, facilitando a pesquisa e evitando perdas de tempo e de informação. O que se traduz, não só, numa melhoria continua das atividades e dos próprios processos das organizações, tornando-os mais simples, e mais eficientes, como no aumento da produtividade nas diferentes áreas de negócio.

Arquivo de Comunicações (emails, chamadas e conversas instantâneas) integradas com a Gestão de Documentos e Processos. O iPortalDoc é a única solução de Gestão Documental que integra, de forma nativa, com uma Central de Comunicações Unificadas, o que permite que as Chamadas, Emails e Conversas de Chat, sejam gravadas, na Gestão Documental, e fiquem associadas aos documentos/processos a que dizem respeito, podendo ser consultados a qualquer momento.

A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna.
A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

Com a implementação do Sistema de Gestão Documental, iPortalDoc, as vantagens para a sua organização serão muitas:

  • Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
  • Desmaterialização da documentação e dos processos;
  • Redução da circulação da informação em suporte papel;
  • Gestão do arquivo da empresa de forma centralizada;
  • Normalização dos documentos;
  • Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos/processos;
  • Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
  • Aumento da eficiência administrativa e processual;
  • Rentabilização do espaço físico e diminuição da impressão de papel.

O iPortalDoc, permite-lhe diminuir o tempo com a pesquisa e gestão de documentos em 50/60% e até 70%, com margem de erro nula, poupando em infraestruturas físicas de arquivo.

gestao documental vantagens

Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:

  • Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo;
  • 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
  • 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
  • 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
  • 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
  • O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa;
  • 15% dos documentos manuseados perdem-se;
  • 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados;
  • Em média cada documento é copiado 9 vezes.

O iPortalDoc engloba ainda as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e workflows, permitindo a desmaterialização e automatização dos processos de negócio e de tomada de decisão.

  • Gestão de grupos e utilizadores
  • Sistema de notificações
  • Permite exportar ficheiros para ZIP, XML e PDF
  • Permite espoletar workflows automaticamente
  • Associação de mensagens de correio eletrónico a documentos
  • Permite adicionar comentários aos documentos
  • Envio de faturas eletrónicas
  • Histórico de ações por utilizador
  • Gestão de perfis e permissões
  • Pesquisa por metadata
  • Partilha de documentos
  • Workflows
  • Gestão de versões de documentos
  • Associação de documentos a processos
  • Assinatura com cartão de cidadão
  • Templates (PDF, Office, EML, Open Office)
  • Multilingue
  • Hierarquia documental

gestao documental funcionalidades

A solução de Gestão Documental, adequasse a vários setores de atividade, destacando-se no entanto as seguinte: Construção e Indústria; Instituições Públicas; Comércio e Serviços; Águas e Saneamento; Saúde; Ensino.

gestao documental sectores

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